Communicatie via virtuele teamvergaderingen, met aandachtspunten

Wat maakt een virtuele teamvergadering effectief en succesvol? Virtuele teamvergaderingen moeten gaan over het delen van ideeën, het behandelen van relevante onderwerpen en het vinden van oplossingen als een team. Dit is helaas niet altijd de realiteit. Lees verder om te zien hoe ook jij meer uit virtuele teamvergaderingen kunt halen. Ofwel, leer de belangrijkste etiquetteregels voor effectieve virtuele vergaderingen.

Draag professionele kleding

Eén van de fijne dingen van thuiswerken is dat je alles naar je werk kunt dragen. Dat klinkt perfect, of niet soms? Toch is het behoorlijk ongepast om jezelf met je pyjama aan te vertonen. Neem in plaats daarvan de tijd om schone en professioneel ogende kleding aan te trekken. En vergeet ook niet je tanden te poetsen plus je haar te kammen.

Let op je omgeving

Het is moeilijk om jou serieus te nemen als er een stapel vuile vaat op je bureau ligt. Doe daarom een bewuste poging om eventuele afleidingen te verwijderen en een schone achtergrond te presenteren. Het hebben van een nette bureauopstelling straalt bovendien een georganiseerde sfeer uit. Schakel ook je smartphone, televisie of elk ander apparaat uit dat voor afleiding kan zorgen. Gebruik indien nodig een headset om achtergrondgeluiden te minimaliseren.

Test je verbinding, scherm en apparatuur

Eén van de grootste nachtmerries van iedereen die een virtuele teamvergadering bijwoont, is dat hij of zij onderbroken wordt vanwege trage internetverbindingen, kapotte apparatuur of een slechte geluidskwaliteit. Test vooraf ook zeker je scherm en controleer of jij enkel informatie toont die relevant is voor de vergadering.

Kies de juiste virtuele vergader platforms en software

Door de juiste software voor jou en je team te kiezen, kun je de productiviteit en samenwerking tijdens de virtuele teamvergaderingen aanzienlijk verhogen. Deze software moet eenvoudig te gebruiken zijn, zodat iedereen gemakkelijk aan de vergadering kan deelnemen.

Kom op tijd tijdens meetings

Of het nu persoonlijk of online is, het is een no-go om te laat op een afspraak te komen. Doe daarom altijd je best om vroeg aanwezig te zijn en gebruik deze tijd om je er optimaal op voor te bereiden.

Ga op mute, tenzij je praat

Schakel jouw mute-optie in voordat je de virtuele teamvergadering start. Dit vermindert achtergrondgeluiden en onderbrekingen wanneer iemand spreekt. Je kunt deze mute-stand opheffen wanneer het jouw tijd is om te spreken of wanneer dit vereist is.

Houd je handen van het toetsenbord

Er is niets mis met het maken van aantekeningen. Maar het geluid van typen kan voor iedereen bijzonder afleidend zijn. Het lijkt misschien een beetje ouderwets, maar het kan in dit geval een optie zijn om met de hand aantekeningen te maken.

Kijk naar de camera en spreek duidelijk

Als het jouw beurt is om te spreken, kijk dan rechtstreeks in de camera (dus niet naar jezelf of je collega’s op het scherm) en spreek duidelijk. Kijk niet weg en mompel ook niet, want dat leidt af en je boodschap komt dan misschien ook niet zo goed over.

Stel doelen en een agenda vast

Net als bij een gewone vergadering kan een virtuele vergadering uit de hand lopen als er geen doelen of een duidelijke vergaderagenda zijn. Maak er eentje en stuur deze een paar dagen voor aanvang van de vergadering naar alle aanwezigen. Op deze manier kan iedere deelnemer ook eenvoudig andere onderwerpen communiceren die ze mogelijk willen bespreken.

Stel elk lid van het team voor

Wanneer je een nieuwe klant of iemand van een andere afdeling ontmoet, dan kun je deze persoon het beste eerst aan het hele team voorstellen en omgekeerd. Hierdoor weet iedereen in de vergadering wie de persoon is met wie ze praten. En kan het bovendien makkelijker worden om de juiste vragen te stellen.

Onderbreek een ander niet

Wanneer iemand aan de andere kant van de lijn spreekt, onderbreek hem of haar dan niet. Houd er daarnaast rekening mee dat er enige vertraging kan optreden vanwege de aard van online verbindingen. Dus wacht een seconde of twee nadat iemand klaar is met spreken om jouw melding te doen.

Houd de tijd bij

Probeer zo veel mogelijk op tijd te eindigen. Geef iemand de opdracht om de vergadering op het goede spoor te houden en bij de discussiepunten te blijven. Dit vermindert de kans dat je tijd verspilt en de vergadering langer voortsleept dan nodig is.

Plan pauzes in bij zeer lange vergaderingen

Er zijn soms virtuele teamvergaderingen waarop het uren kan duren voordat deze vergadering alle doelstellingen bereikt. Plan in dit geval vooruit en maak passende afspraken, zoals korte pauzes tussendoor. Dit helpt iedereen om een overdaad aan informatie te voorkomen.

Concluderend is er te melden dat virtuele bijeenkomsten het succesvolst zijn als iedereen bij de discussiepunten betrokken is en ook de mogelijkheid heeft om een tastbare bijdrage te leveren. Gebruik daarom een geschikt en eenvoudig video meeting platform voor de beste virtuele vergaderingen.